يحتاج البنك دائما للملفات والسجلات، ولكن بعد فترة زمنية طويلة حسب الانظمة المتبعة في البنوك العالمية لدورة حياة الملف او الفترة الزمنية التي يسمح للملف بالبقاء يتم تقيم

الملفات حسب اعتبارات معينة فإما أن تدمر وتتلف وإما أن تحفظ أبديا نتيجة القيم التالية (مالية، قانونية، معلوماتية، تاريخية). أسباب حفظ الملفات والوثائق والأرشيف في البنوك:

 إثبات فاعلية عمل وادارة الأقسام والدوائر في البنك،

 الحفاظ على المصالح الشخصية للزبائن والعاملين وللبنك نفسه،

الحفاظ على الناحية المالية والقانونية للافراد والبنك،

 اهتمام البنوك وفروعها على تطورها ونموها،

 اهتمام بالبحث العلمي والتاريخي ودراستها من قبل الباحثين ورجال التاريخ.

إدارة وتنظيم ملفات البنوك هي إدارة منظمة في تحكم ملفاتها ووثائقها ومعلوماتها التي تحوي لإدارة عمل البنوك، أي أنها طريقة ومدخل منطقي وعملي لإدارة المؤسسة البنكية باستعمال الملفات أو إتلافها أو إبقائها للحفظ بناء على قيمتها المالية والقانونية والمعلوماتية والتاريخية. فهي تهدف إلى حفظ وبقاء الملفات في داخل المؤسسة البنكية التي تتطلب إدارة أعمالها، وان هذه الملفات يتم تنظيمها والتحكم بها بفعالية، فتقلل من تكاليف حفظها وبقائها بطريقة متساوية لكل من إدارة المؤسسة البنكية وحاجتها للمعلومات من تلك الملفات.